Stel dat een team een nieuwe werkwijze wil uitproberen. De betrokkenen zien de waarde, het ontwerp ligt klaar en er is een voorstel voor een eerste toepassing.
Voor die stap is tijd nodig van een andere afdeling. De manager van die afdeling heeft andere prioriteiten. De projectleider kan om medewerking vragen, maar kan die prioriteiten niet veranderen. In het volgende overleg staat dezelfde vraag opnieuw op de agenda.
Zo’n situatie vraagt om een gesprek over de voorwaarden waaronder de verandering plaatsvindt.
Verantwoordelijkheid heeft ruimte nodig.
Bij de start van een samenwerking wil ik weten welke beslissingen voorliggen en wie die kan nemen. Ook wil ik begrijpen welke verantwoordelijkheid het team draagt en wat daar in de praktijk tegenover staat.
Kunnen mensen hun werk anders inrichten? Hoeveel tijd hebben ze beschikbaar? Waar kunnen ze terecht wanneer een keuze meerdere afdelingen raakt?
Die vragen zijn concreet te beantwoorden. Juist daarom helpt het om ze vroeg te bespreken. Dan weten betrokkenen waar ze zelf kunnen handelen en wanneer afstemming nodig is.
Tijd krijgt een plaats in de planning.
Iemand kan enthousiast zijn over een verandering en tegelijk een volle agenda hebben. Deelname aan een project betekent dan nog niet dat er ruimte is om iets te ontwikkelen, te testen of met collega’s te bespreken.
Ik wil daarom weten wat de bijdrage daadwerkelijk vraagt. Een paar gesprekken zijn iets anders dan wekelijks meebouwen aan een nieuwe werkwijze. Vervolgens kan de leidinggevende besluiten hoe die tijd beschikbaar komt en welk ander werk eventueel verschuift.
Dat gesprek maakt de ambitie uitvoerbaar. Het helpt ook voorkomen dat medewerkers hun betrokkenheid steeds buiten hun gewone werk om proberen waar te maken.
Een ritme waarin keuzes verder komen.
Een vast werkritme geeft houvast wanneer duidelijk is waarvoor mensen bij elkaar komen. Welke ervaringen bespreken we? Welke keuze ligt voor? Wie kan die maken? Wat verandert er daarna?
Een concrete uitwerking of demonstratie kan daarbij helpen. Mensen reageren op hetzelfde materiaal en zien wat een keuze betekent. Besluiten kunnen daardoor beter aansluiten op wat in het werk wordt ontdekt.
Het ritme is aan te passen aan de organisatie. Soms is een klein besluitoverleg voldoende. Soms vraagt een vraagstuk bredere betrokkenheid omdat de gevolgen meerdere waardeketens raken.
Eigenaarschap krijgt een praktische betekenis.
Voor mij gaat eigenaarschap over mensen die invloed hebben op wat ze dragen. Ze kennen het doel, kunnen bijdragen aan de werkwijze en hebben toegang tot de tijd, informatie en beslissingen die nodig zijn.
Die voorwaarden komen tijdens het hele traject terug. Nieuwe inzichten kunnen om andere mensen of andere afspraken vragen. Daarom hoort het organiseren van de verandering bij het inhoudelijke werk.
De vraag is dan heel concreet: wat is er nodig om de volgende stap samen te kunnen zetten?